Quand doit-on avoir une caisse enregistreuse ?

Les commerçants et autres professionnels se posent de nombreuses questions sur l’obligation de posséder une caisse enregistreuse. En effet, la légalisation concernant ces machines est assez floue. Voici en quelques lignes tout ce qu’il faut savoir sur les normes et législations concernant la caisse enregistreuse.

Caisse enregistreuse : un outil pratique pour les commerçants

Malgré son utilité, il n’est pas obligatoire pour les commerçants de se doter d’une caisse enregistreuse. Ceux qui en utilisent une doivent cependant s’assurer qu’elle est certifiée. Cette obligation incombe aux commerçants assujettis qui réalisent des ventes avec des partenaires non assujettis à la TVA et enregistrent les transactions à l’aide d’un système de caisse.

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Les professionnels concernés par ces mesures sont tenus d’utiliser un logiciel sécurisé depuis le 1er janvier 2018. La caisse enregistreuse certifiée répond à 4 critères :

  • conservation ;
  • sécurité ;
  • archive ;
  • inaltérabilité.

Il est conseillé d’avoir en sa possession une caisse enregistreuse conforme aux normes afin de pouvoir justifier l’ensemble des recettes et tenir une comptabilité exacte.

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Caisse enregistreuse : comment prouver qu’elle est conforme aux normes ?

L’éditeur ou le fournisseur de caisse enregistreuse doit fournir (par mail ou en version papier) à ses clients une attestation individuelle de conformité. Ce document qui engage sa responsabilité, doit contenir la date d’acquisition du logiciel par le client ainsi que le nom et la référence de cet outil. Les mentions de respect des conditions de sécurisation, d’inaltérabilité, d’archivage et de conservation doivent également y figurer.

Les fournisseurs de caisses enregistreuses simples et tactiles utilisent plusieurs méthodes pour faire respecter la réglementation. Le commerçant a en effet 60 jours pour fournir une attestation obligatoire justifiant de la conformité de son logiciel de caisse aux normes, en cas de contrôle. Il est sanctionné d’une amende de 7 500 euros s’il ne fournit pas ce document ou n’est pas en mesure de le fournir.

Les autres obligations du commerçant

Les commerçants sont tenus de respecter un certain nombre d’obligations légales. En effet, ils doivent faire un inventaire au moins une fois par an et détenir un compte bancaire. Leurs pièces comptables doivent être conservées pendant 10 ans au moins et leurs transactions doivent être enregistrées de façon chronologique.

Les commerçants doivent aussi établir les comptes annuels à la fin de chaque exercice. Ils sont tenus de fournir un ticket de caisse en deux exemplaires pour toute transaction égale ou supérieure à un montant de 25 euros. Ce dernier doit comporter toutes les mentions légales nécessaires.

Tous les commerçants doivent être en mesure de justifier l’ensemble de leurs recettes auprès de l’administration fiscale et de présenter une comptabilité irréprochable.

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